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Stichwort Wirtschaftskrise:
Lohnt es sich, in der aktuellen Situation,

in bessere Hardware, Software und in IT-Betreuung zu investieren?

Das sorgfältig ausgewählte IT (Beratung, Hardware & Software) dazu dient, Prozesse schlanker zu machen, Doppelarbeiten zu beenden, Zeit zu sparen und Kosten zu senken, dass ist in unzähligen Praxisbeispielen erwiesen. Doch schon in "guten" Zeiten schauen Unternehmer immer genauer hin, ob der Nutzen, der da in Aussicht steht, auch wirklich eintritt. Kaum jemand investiert in eine Lösung, nur weil sie "modern" oder gar "neu" ist - noch vor wenigen Jahren wr das anders. Kaum kam das neue Betriebssystem, eine neue Rechnergeneration oder eine neue Softwaregattung auf den Markt, verbreitete sie sich in Windeseile im Markt - in den aktuellen Krisenzeiten ist man da deutlich vorsichtiger (siehe Einführung Windows 7) - ob oder wie es sich dennoch lohnen kann, gerade jetzt zu investieren,lesen Sie in diesem aktuellen Beitrag.

1. Stand der Dinge ermitteln

Bevor Sie wissen können, was optimalerweise zu tun ist, müssen Sie zwei Fragen für sich beantworten:

  • Wo stehen wir?

  • Wo wollen Sie hin?

Wir kennen aus der Praxis viele Unternehmer, für die eine betriebswirtschaftliche Auswertung ein "Buch mit sieben Siegeln" ist! Viel zu selten wird dort eine Standortbestimmung vorgenommen, die zielführende Entscheidungen erst möglich macht. Sie fahren sozusagen "auf Sicht", also nach kurzfristigen Kriterien (Kassenstand, etc.). Jeder Kapitän benutzt täglich (mehrmals) täglich einen Sextanten oder läßt sich gar mit einem Navigationsgerät sekundengenau sagen, ob der Kurs noch stimmt - mit einem Schnell-Unternehmenscheck (fragen Sie Ihren Steuerberater) ermitteln Sie kurz, knapp und präzise, wo Ihr Unternehmen steht. Leiten Sie je nach Stand der Dinge erste ad hoc-massnahmen ein:

  • Kontakt zu Mitarbeitern: Halten Sie eine "Kapitänsrede" - nichts ist schlimmer, als mit einer verunsicherten Mannschaft durch den Sturm zu fahren (schützt auch vor voreiligem, panikartigen "Meutern" oder verlassen eines scheinbar "sinkenden Schiffes" zur Konkurrenz);

  • Kontakt zu Kunden: Sorgen Sie für Kundenzufriedenheit und mindstens pünktliches, ggf. beschleunigter Zahlung ausstehender Rechnungen (schon manches Unternehmen ist wegen zu hoher Außenstände in eine bedrohliche Schieflage geraten);

  • Kontakt zu Lieferanten: Verhandeln Sie Spielräume (erweitere Zahlungsziele, Lieferantenkredit);

  • Formuliere Sie klare, messbare und realistische Ziele.

Wenn Sie bei der Kurz-Selbstanalyse nicht festgestellt haben, dass Sie kurz vor der Insolvenz stehen (und die dann anstehenden Massnahmen ergriffen haben), dann geht es weiter zum nächsten Schritt ...

2. Schwachstellenanalyse und Engpaßfaktoren intern/extern

Gehen Sie in Gedanken (oder tatsächlich) durch Ihr Unternehmen, spüren Sie Engpässe und Schwachstellen auf. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in diesen Schritt aktiv ein (Vorschlagswesen, Ideenbörse)! Nutzen Sie standardisierte Kunden- und Lieferantenbefragungen zum Aufspüren versteckter Verbesserungspotentiale - Ihre Geschäftspartner sind Ihre besten Unternehmensberater, geben Sie doch Tipps und Hinweise nicht vom "grünen Tisch" sondern direkt aus der Praxis und belohnen zusätzlich umgsetzte Verbesserungsvorschläge mit Loyalität, gesenkten Kosten ohne Qualitätseinbußen und Zusatzumsatz!

3. Prioritäten setzen: Vom wichtigen zum wünschenswerten

Die hilfreichsten Fragestellungen für die Ermittlung von Prioritäten lauten:

  • Welche Massnahme bringt uns am schnellsten zum gewünschten Ziel?

  • Welche Massnahme wendet am sichersten einen drohenden, möglichen Schaden ab?

Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die wichtigen Aspekte! Dazu gehören auch alle Maßnahmen, die der Sicherheit dienen (Bsp. Datensicherung). Während Sie in "guten Zeiten" Ausfälle oder Pannen zwar zwar verärgert aber immerhin mit Kapitalkraft ausgestattet beheben, kann in Krisenzeiten ein unvorhergesehenes Problem die Existenz kosten!

4. Beispiele aus der Praxis

Damit dieser Beitrag nicht allzu theorethisch daher kommt - hier ein paar Beispiele, wie das in der Praxis ausschauen kann:

  • Hardwarekonfiguration: Bei der Analyse fällt auf, dass im Alltag viel Zeit durch zu langsame, immer wieder abstürzende Anwendungen und daraus resultierende Wartezeiten entstehen (mit allen negativen Folgen für das Image, den Kundenkontakt, etc.) - die Lösung: "Grundrenovierung" der bestehenden Hardware, Löschen veralteter Softwarereste, einheitliche Richtlinien für Speicherorte (vorher wurde einfach alles auf Laufwerk "C" installiert - bis zum Überlauf ...), Abschaffung "wilder Spontaninstallationen", Neuverteilung des Inventars nach Zweckmäßigkeit (vorher waren Rechner und Peripheriegeräte nach Status verteilt), usw.

  • Kaufmännische Software: Die Analyse zeigt an vielen Stellen im Unternehmen gravierende Schwächen durch zu lange Bearbeitungswege, Doppeldatenpflege und immer wieder unterbrochene Bearbeitungsschritte (Manuelles Mailen und Faxen von Angeboten, 4 Tage im Monat für Zollabwicklung, ungenaue Disposition und hoher Aufwand für Sonderfahrten und Eilkuriere zur Einhaltung von Lieferversprechen, etc.) - die Lösung: Einführung eines integrierten Systems zur maximal automatisierten Abwicklung kaufmännischer Vorgänge mit Anbindung an ein passendes CRM-System (Mailen und Faxen aus der Anwendung, automatisierte Bestandserfassung per Scanner, Zollabwicklungsmodul, etc.). Durch die so erzielten Einsparungen in nahezu allen Bereichen (Wegfall von Geräten, Einsparung von Verbrauchsmaterial, radikale Verkürzung von Bearbeitungszeiten, etc.) kombiniert mit Leasing als Beschaffungsart konnte eine Sofort-Amortisation im laufenden Betrieb erreicht werden!

  • CRM/Unified Messaging: Zu Beginn der Maßnahme wurde viel Aufwand in mehrere komplizierte Programme für die Verwaltung von Kundendaten und die Abwicklung von Mails, Faxen und die Koordination von Terminen investiert (mit zusätzlich hohem Aufwand für gewünschte Aktionen wie zum Beispiel Massensendungen) - die Lösung: Einführung einer CRM-Lösung, die nicht nur alle vorher einzeln gelöste Aufgaben integriert erledigt, sondern darüberhinaus noch mit ausgefeiltem Kampagnenmanagement glänzt (Serienbrief/-mail in 20 Minuten!) - mit Amortisation innerhalb 2 Monaten!

  • Internet/Online-Shop: 10 Mitarbeiter waren im Unternehmen ausschließlich mit der Bestellannahme beschäftigt, die Idee, das aus dieser Abteilung auch aktive Vertriebsimpulse hätten ausgehen sollen, hatte an längst beerdigt - die Lösung: Einführung eines mit den Kunden entwickelten Bestellsystems (B2B), Reduzierung des Bearbeitungsaufwandes um 50 %, Nutzung der erreichten Freiräume für gezielte Neukundengewinnungskampagnen und Cross-Selling-Initiativen!

5. Innovative Finanzierungsformen nutzen (Leasing)

Gerade in Krisenzeiten fehlt es oft an finanziellem Spielraum für sinnvolle und nützliche Investitionen. Nutzen Sie daher Leasing auch als Beschaffungsform für IT-Investitionen - das sorgt für Schonung der Liquidität und macht es leichter, dass sich Ihr Engagement schneller rechnet!

6. Entschlossen umsetzen

Setzen Sie die beschlossenen Maßnahmen konsequent um, teilen Sie umfangreichere Projekte in funktionierende Projektteile ein und lassen Sie sich auch durch Rückschläge oder unvermeidbare Zusatzaufgaben (wie zum Beispiel Einarbeitung in neue Lösungen, Verändern von alten Gewohnheiten, etc.) nicht vom Kurs abbringen!


Wir wünschen Ihnen beim Lesen dieses Beitrages viel Vernügen und viel Erfolg beim Anwenden - gern unterstützen wir Sie - sprechen sie uns an!

 

 

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