Das Fundament eines jeden Unternehmens sind Zahlen: Wie hoch ist der Umsatz, wie hoch sind die Kosten, wie hoch ist der Gewinn? Gerade in einer Rezession ist es wichtiger denn je, diese Zahlen jederzeit im Blick zu haben. Großunternehmen setzen hierfür auf ebenso aufwändige wie kostspielige IT-Lösungen, während sich kleinere und mittlere Unternehmen nicht selten mit einfachen Excel-Dateien und einem Steuerberater behelfen. Das ist jedoch eindeutig zu wenig, um für eine Krise gerüstet zu sein. Dabei müssen professionelle ITLösungen für Warenwirtschaft und Rechnungswesen nicht teuer sein ...
Die österreichische Wirtschaft steht vor einer lang anhaltenden Rezession. Kleinere Unternehmen und Mittelständler müssen sich nun sorgfältig vorbereiten, um ihre Existenz langfristig zu sichern. Wichtigste Voraussetzung dafür ist die präzise Kenntnis der eigenen Geschäftszahlen.
Was so einfach und selbstverständlich klingt, erweist sich in der Praxis als hochkomplexe Aufgabe: Unzählige Kostenstellen müssen tagesaktuell beobachtet werden, ebenso Aussenstände, Lagerhaltung, Personal und vieles mehr. Ab einer gewissen Unternehmensgröße sind hierfür ebenso komplizierte wie kostspielige IT-Lösungen im Einsatz. Hilfreiche Werkzeuge – ungeeignet jedoch für kleine und mittlere Unternehmen, da sie sowohl im Preis als auch vom Umfang her völlig überdimensioniert sind.
Behelfsweise verlassen sich Mittelständler daher auf ihren Steuerberater und einen Wust von Excel-Listen. Die Nachteile einer solchen Behelfslösung bekommen die Unternehmen in Krisenzeiten schneller zu spüren, als ihnen lieb sein kann. Denn die anstehenden zentralen Maßnahmen, die über Wohl und Wehe des Unternehmens entscheiden, können nur auf Basis einer soliden Datengrundlage getroffen werden: „Nur wer genau weiß, wo das Unternehmen in der Gegenwart steht, kann auch den richtigen Kurs für die Zukunft bestimmen“, erklärt Michael Richter von SelectLine, einem auf kleine und mittlere Unternehmen spezialisierten Anbieter kaufmännischer Softwarelösungen.
Doch die Datengrundlage in den meisten mittelständischen Unternehmen ist ganz überwiegend so schlecht, dass diese Unternehmen den Handlungsbedarf meist erst dann erkennen, wenn es bereits zu spät ist. Auf die Frage, warum Unternehmen in die Pleite gehen, stellte Siegfried Beck, Vorsitzender des Insolvenzverwalterverbandes VID, erst Anfang November nüchtern fest „Die Unternehmer kennen ihre eigenen Zahlen nicht.“
Maximale Transparenz
Unternehmen hingegen, die bei Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Controlling auf eine professionelle kaufmännische IT-Lösung setzen, profitieren von einem deutlichen Zugewinn an Transparenz. Alle zentralen Kennzahlen – Lagerdaten, , Außenstände, Bestellungen, Einkauf, usw. – sind zu jeder Zeit aktuell abrufbar. Auf diese Weise werden nicht nur zuvor unbekannte Zusammenhänge sichtbar. Durch die Verknüpfung und Beschleunigung von Prozessen lassen sich auch unnötige Kostentreiber identifizieren und ausmerzen.
Beispiel Auftragsabwicklung: Sobald in einem Unternehmen ein Auftrag eingeht, gilt es zu prüfen, inwieweit dieser neue Bestellungen bei den Lieferanten notwendig macht. Um diese in geeigneter Größe zu tätigen, müssen verschiedene Informationen abgerufen werden: Was genau wird benötigt, in welcher Größenordnung und von wem? Was liegt vielleicht schon auf Lager? Und vor allem: Ist der Verkaufspreis überhaupt noch kostendeckend? Die hierfür notwendigen Informationen können über eine Warenwirtschafts-Lösung zeitsparend auf Knopfdruck abgerufen werden. Anschließend erstellt die Software eigenständig die notwendigen Bestellungen beim Lieferanten. Sobald der Wareneingang gebucht ist, wird der Auftrag beendet und automatisch eine Rechnung produziert.
„Der Zeitraum zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnung wird auf diese Weise minimiert – für nahezu jedes Unternehmen ein bedeutender Mehrwert“, erklärt Richter. „Zusätzlich werden durch die schnelle Weitergabe, Erfassung und Aktualisierung aller relevanten Daten unnötige oder überdimensionierte Bestellungen wirkungsvoll verhindert.“ Der Hintergrund: Eine umfangreiche Lagerhaltung ist nicht nur teuer, sondern bindet insbesondere auch Liquidität. Diese aber wird an anderer Stelle oft dringend benötigt und wird dann entweder durch teure Kredite gewährleistet oder – schlimmer noch – fehlt ganz einfach. „Oft hat sich bei Unternehmen in fetten Zeiten eine gewisse Nachlässigkeit eingeschlichen“, berichtet Richter von seinen Erfahrungen. „Um Ablaufprobleme dieser Art zu lösen, muss man sie zunächst aber als solche identifizieren.“
Liquidität sichern
Um eine maximale Transparenz zu gewährleisten, sind die einzelnen Anwendungen einer professionellen kaufmännischen IT-Lösung (Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Lohn & Gehalt) im Optimalfall so miteinander verzahnt, dass sämtliche Daten bei Bedarf direkt von einem System in das andere übernommen werden. In dem Fall wird der zu zahlende Betrag nach dem Rechnungsdruck automatisch in das Rechungswesen transportiert und kann ohne Zeitverzögerung von der Buchhaltung weiterbearbeitet werden. Neben der Zeitersparnis bietet diese Verknüpfung einen weiteren, wichtigen Vorteil „Das Rechnungswesen bietet so immer eine vollständige Übersicht über die noch offenen Posten“, so Richter. „Die Folge sind zeitnahe Zahlungseingänge und damit eine ständige Zuführung von Liquidität.“
Obwohl gerade eine ausreichende Liquidität insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen überlebenswichtig ist, scheuen diese meist vor einer Investition in eine professionelle IT-Lösung zurück. „Oft wird dann argumentiert, ‚Das haben wir schon immer so gemacht’“, erklärt Richter. „Der Mehrwert, den kaufmännische Anwendungen sowohl in Arbeits- als auch vor allem in der Kostenersparnis bieten, wird dabei schlicht und einfach ignoriert.“ Dabei werden die Kosten für eine funktionale kaufmännische Software oftmals überschätzt. „Um die Kosten niedrig zu halten, haben wir den Fokus bei der Entwicklung unserer Software Produkte vor allem auch auf eine schnelle und einfache Implementierung gelegt“. Denn: Nicht selten ist es der Installations- und Anpassungsaufwand, der den Löwenanteil der Kosten ausmacht. Kann dieser Aufwand wie bei SelectLine-Produkten deutlich reduziert werden, hat sich die Investition in der Regel schon nach kurzer Zeit amortisiert.
Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass nicht nur das operative Geschäft von dem Zugewinn an Transparenz und Übersicht profitiert, sondern vor allem auch die Unternehmensführung. Durch eine entsprechende Aufbereitung der Kennzahlen hat die Geschäftsführung jederzeit im Blick, mit wie viel Prozent Erfüllungsgrad die Kennzahlen des laufenden Geschäftsjahres bereits erreicht sind. „Durch den direkten Vergleich der aktuellen Unternehmenssituation mit den Vorjahren, wird deutlich, wo das Unternehmen steht – und auf wie sicheren Beinen“, weiß Richter. Je nachdem wie der Vergleich ausfällt, können dann die notwendigen strategischen Anpassungen eingeleitet werden.
Planungsszenarien als Frühwarnsystem
Kluge Unternehmer suchen dabei den Blick in die Zukunft und nutzen Controlling-Programme, um Planungsszenarien zu entwerfen und verschiedene Handlungsstrategien zu bewerten. Wie wirkt sich ein Umsatzrückgang von 5 Prozent aus? Wie greifen etwaige Gegenmaßnahmen, um die finanzielle Stabilität zu gewährleisten? Unternehmen, die die Basis für ein funktionierendes Frühwarnsystem schaffen und dieses zu nutzen wissen, sind vor bösen Überraschungen sicher. Und können bei einer negativen Entwicklung der Unternehmenszahlen frühzeitig reagieren. Wird z.B. rechtzeitig erkannt, dass finanzielle Engpässe drohen und ein Zufluss von Fremdkapital unausweichlich wird, reagieren auch die Baanken deutlich kooperativer, als wenn die Finanzsituation bereits unternehmensbedrohliche Ausmaße angenommen hat. Nicht zuletzt ist eine übersichtlich geführte Finanzbuchhaltung auch die entscheidende Voraussetzung für eine positive Bonitätsprüfung und das bankeninterne Rating. Und bringt dem Unternehmen damit den überlebenswichtigen finanziellen Spielraum.
Kontakt Impressum Disclaimer Sitemap Volltextsuche