Fragen und Antworten rund um SelectLine

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Was Sie schon immer
über kaufmännische Software wissen wollten ...

- und Ihnen vielleicht bisher noch niemand verständlich erklärt hat: Wann reicht eine kleine Komplettlösung aus dem Büroartikelmarkt? Für welche Unternehmensgröße ist eine kaufmännische Lösung geeignet? Was ist der Unterschied zwischen einer kaufmännische Lösung und einem ERP-System?

Auf diese und andere interessante Fragen bekommen Sie hier kurze, präzise Antworten!

Übersicht:

Wann reicht eine kleine Komplettlösung aus dem Büroartikelmarkt?

Für welche Unternehmensgröße ist eine kaufmännische Lösung geeignet?

Was ist der Unterschied zwischen einer kaufmännische Lösung und einem ERP-System?

Spagat: Soll sich eine Software den Bedingungen vor Ort anpassen oder umgekehrt?

Auf dem Markt gibt es Komplettangebote für kaufmännische Komplettlösungen schon ab wenigen Hundert Euro bis zu "Angeboten", wo diser Preis schon allein für einen Tag vorbereitenden Workshop aufgerufen wird - wo liegt da eigentlich der Unterschied?

• Ein-Mann-Unternehmen oder Firma mit mehreren Beschäftigten: Viele Komplettlösungen für ab 350 € sind nicht netzwerkfähig und decken "nur" die am häufigsten abgedeckten Basisfunktionen ab (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, usw.).
• Komplexität der Aufgabenstellung und Prozesse: Sobald Geschäftsvorgänge etwas komplexer werden (Beispiel: Verwaltung von Stücklisten, Baugruppen, Lagerverwaltung per Scan, usw.) oder Bearbeitungsschritte mit umfangreicheren Prozessen zur Verwaltung anstehen (mehrstufige Produktion), endet die Leistungsfähigkeit "kleiner" Komplettlösungen.
• Datenbankformate: Der Preis "kleiner" Komplettlösungen ist unter anderem deshalb so günstig, weil dort Datenbanken zum Einsatz kommen, die oft zwar kostenlos sind, aber auf der anderen Seite Beschränkungen aufweisen (Datenmenge, Zugriffsgeschwindigkeit, Netzwerkfähigkeit, etc.).
• Automatisierung und Rationalisierung: Je stärker beim Anwender der Wunsch nach paßgenauer Rationalisierung durch "mitdenkende" Software ist (Beispiel: automatischer Bestellvorschlag, Warnung bei der Anlage von Aufträgen wegen überschrittenem Kreditlimit, usw.), je eher wird er sich für eine "richtige" Lösung entscheiden (müssen) - wenn diese Lösung tatsächlich durch Zusatznutzen "glänzt", amortisiert sich die Mehrinvestitionganz schnell ...

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Wir haben die SelectLine aus der Vielzahl der Angebote auf dem Softwaremarekt ausgewählt - für welche Unternehmensgröße taugt die denn? Die SelectLine lohnt sich - vom anspruchsvollen 1-Mann/Frau-Unternehmen bis zu einer Größenordnung von ca. 50 - 80 Anwendern. Kleinunternehmen entscheiden sich für die SelectLine, wenn sie sich einen hohen Automatisierungsgrad und Entlastung bei Routineaufgaben wünschen - dann rechnet sich das schnell! Typische Mittelständler sagen "Ja" zur SelectLine, wenn der Schwerpunkt der Tätigkeit im Bereich Handel gesetzt wurde und eine Anwenderzahl mit der Lösung arbeiten soll, die dem Datenbankmodell und der Leistungsfähigkeit der Software entspricht. Bei der Beantwortung der Fragestellung "Paßt das noch?" orientieren wir uns an Lösungen, für die es bereits langfristig erfolgreich laufende Referenzbeispiele gibt.

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Wenn Sie nach kaufmännischer Software Ausschau halten, ist Ihnen sich der Begriff "ERP" schon einmal begegnet - was ist das eigentlich und wo hört "Warenwirtschaft" auf und fängt "ERP" eigentlich an? Ja mancher schmückt sich mit dem klangvollen Etikett "ERP" - und bietet doch "nur" eine Warenwirtschaft. Echte ERP fängt da an, wo kaufmännische Prozesse detailreich, komplex und verknüpft gestaltet sind. Zum Beispiel dann, wenn Unternehmen tief in Beschaffungsketten eingebunden sind ("Supply-Chain- Management"). Zum Beispiel dann, wenn die Unternehmensstruktur international aufgestellt ist (Niederlassungen und Standorte) und unterschiedliche Sprachen, Gesetzesgrundlagen (Steuergesetze, etc.), eine wichtige Rolle spielen. Zum Beispiel dann, wenn Planung und Controlling zentral für ein komplexes Unternehmensgebilde erledigt werden soll. Und zum Beispiel dann, wenn von einer Lösung erwartet wird, dass sie auch Prozesse in der Produktion detailliert steuern soll (Leitstand, PPS, etc.).

Wir haben uns auf Unternehmensgrößen konzentriert, auf die am besten die Definition "kleine und mittelständische Unternehmen" paßt - die Betreuung von Großkonzernen überlassen wir gern echten ERP-Anbietern und deren Kompetenz!

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Nahezu jedes Softwareprojekt kommt irgendwann an diese Fragestellung:

Im alltäglichen Praxisbetrieb mit der bisher eingesetzten Lösung haben sich bestimmte Abläufe eingeschliffen - das gilt sowohl für größere Zusammenhänge (zum Beispiel welche Daten an welcher Stelle eingegeben werden, wie die Abteilungen zusammenarbeiten, etc.) als auch für Handhabungen im täglichen Umgang (Sprung von Feld "Artikelnummer" zu "Positionen" durch TAB-Taste, Export nach MS-EXCEL per Rechts-Mausklich, etc.). Die "neue" Lösung geht da aber an vielen Stellen andere Wege. Was ist nun besser:

• Paßt man - wenn die ausgewählte Lösung grundsätzlich alle Bedürfnisse abdeckt - durch Zusatzprogrammierung (Masken-Editor, Individualprogrammierung, usw.) die Lösung den gewohnten Abläufen an, oder
• verändert man die Gewohnheiten zugunsten der neuen Softwarelösung?

Die Antwort erfahrener Praktiker lautet: Sowohl als auch - aber innerhalb klarer Leitplanken! Diese Tipps helfen Ihnen, dass Sie sich beim "Spagat" keine Zerrung holen:

• Bereitschaft zur offenen Diskussion: Wenn Sie bei der Auswahl einer neuen kaufmännischen Lösung strategisch schlau vorgegangen sind, haben Sie im ersten Schritt ermittelt, an welchen Stellen im Unternehmen Sie sich eine Optimierung wünschen. Nun schauen Sie sich vielleicht mehrere Lösungsvorschläge an, niemals wird es ein Angebot geben, dass zu 100 % alle Wünsche abdeckt, eine massgeschneiderte Individuallösung wird in der Regel zu teuer sein. Diskutieren Sie nun ganz offen: Wo ist es zweckmässiger, preiswerter oder intelligenter, gewohnte Abläufe der "Denke" einer neuen Lösung anzupassen, wo macht es Sinn, die Lösung anzupassen - eine einfache Übersicht schafft da schnell den gewünschten Überblick und sorgt für eine stimmige Entscheidung! 
• Grundsätzlichen Abdeckungsgrad ermitteln: Wieviel Ihrer Wünsche deckt die ausgewählte Lösung bereits ab, nur 50 % oder eher 80%? Je mehr der angepeilte Weg die Basisanforderungen abdeckt, desto eher sind Sie auf dem richtigen Weg! Und dann zurück zu Schritt 1 (siehe oben)!
• Flexibilität bei "Kleinigkeiten" zugunsten erkennbarem Gewinn an Nutzen: Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter "an der Front" eine Softwareeinführung zum scheitern bringen, weil sie an liebgewordenen Gewohnheiten festhalten ("... das haben wir schon immer so gemacht!"). Druck hilft hier nicht weiter! In vielen Projekten haben wir erlebt, dass man aus dieser Not eine Tugend machen kann: Wenn man die Mitarbeiter, die am Ende mit der Lösung arbeiten (müssen), zu einem vernünftigen Zeitpunkt in die Auswahl mit einbezieht, und diese erleben, dass es sich für sie ganz konkret lohnt (Zeitgewinn, Kosteneinsparung, mehr Freude bei der Arbeit, usw.), einmal neue Wege zu gehen, dann tragen sie auch diese neuen Wege mit!
• Goldene Regel für individuelle Anpassungen: Tragen Sie unbedingt Sorge dafür, dass Individualanpassungen sauber dokumentiert werden! Auch der leistungsfähigste Partner kann einmal ausfallen - und was dann? Bevorzugen Sie Anpassungen, die mit "Bordwerkzeugen" des gleichen Softwareherstellers erzeugt wurden (nahezu jeder Hersteller bietet zu diesem Zweck einen "Werkzeugkasten" an wie Maskenditoren, usw.). Und achten Sie darauf, dass durch Anpassungen die Releasefähigkeit der Gesamtlösung nicht gefährdet wird (... das nächste Update kommt bestimmt!).

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Dann sprechen Sie uns gerne an! Wir ergänzen diese Erläuterung laufend durch aktuelle Impulse, die wir aus der Beratungspraxis bekommen. Rufen Sie uns an oder senden Sie uns einfach eine Nachricht!

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